Funkcję Sekretarza pełni Jolanta Drężek
Tel: (0-89) 621-30-45 wew 12

1. Sekretarz Gminy zapewnia warunki efektywnego i sprawnego funkcjonowania oraz prawidłowego wykonywania zadań Urzędu.
2. Sekretarz sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą Referatu Spraw Obywatelskich
3. Sekretarz pełni obowiązki Wójta w czasie jego nieobecności.
4. Zadania i czynności wykonywane przez Sekretarza:
1.Sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie, w tym opracowywanie zarządzeń z tym związanych
2.Nadzorowanie przestrzegania przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego i skargowego oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych;
3.Organizowanie działalności kontrolnej w Urzędzie tj. realizowanie kontroli wewnętrznej w UG i zewnętrznej w jednostkach organizacyjnych gminy zgodnie z planem kontroli na dany rok ( kontrola zarządcza);
4.Zapewnienie obsługi techniczno-biurowej Rady Gminy;
5.Zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania materiałów na posiedzenia komisji i sesje Rady Gminy;
6.Koordynacja wykonania zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy;
7.Organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem wyborów organów przedstawicielskich i referendum , w tym m.in. :
a) udział w szkoleniach dla pełnomocników wyborczych,
b) przeszkolenie składów komisji wyborczych w celu przygotowania do obsługi wyborów
c) zapewnienie obsługi informatycznej wyborów ( zapewnienie kandydatów, przygotowanie zarządzenia powołującego operatorów dla obwodów głosowania wraz z przydziałem dla nich czynności, przygotowanie umów-zleceń )
d) zapewnienie przygotowania lokali wyborczych do głosowania
e) zapewnienie łączności z komisjami wyborczymi na czas wyborów
8.Wykonywanie czynności urzędnika wyborczego:
a) sporządzanie i podawanie do KBW Del. w Olsztynie meldunków wyborczych,
b) wydanie komisjom wyborczym: kart do głosowania, spisów wyborczych, niezbędnych druków i urządzeń biurowych
c) utrzymywanie stałego kontaktu z komisjami w dniu głosowania
d) rozliczenie komisji wyborczych po zakończeniu głosowania : sprawdzenie protokołów głosowania i załączonej dokumentacji , wydanie potwierdzeń ostatecznego przyjęcia protokołów
e) rozliczenie się z odebranej dokumentacji wyborczej z Krajowym Biurem Wyborczym Delegatura w Olsztynie w dniu wyborów
f)przygotowanie dokumentacji wyborczej znajdującej się w Urzędzie Gminy po wyborach:
-do archiwizacji – kat. A – do KBW Del. Olsztyn
-do zniszczenia- kat. Bc- dokumentacja potwierdzająca do KBW Del. Olsztyn
-do archiwizacji - pozostałe dokumenty z wyborów pozostające w archiwum UG
9.Nadzór nad obsługą interesantów i załatwianiem indywidualnych spraw mieszkańców;
10.Prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Wójta w zakresie ustalonego upoważnienia;
11.Sprawowanie nadzoru nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg mieszkańców;
12.Nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych w zakresie powierzonym przez Wójta .
13.Organizowanie naborów na stanowiska urzędnicze ( opracowywanie dokumentacji do przygotowania naboru : opis stanowiska pracy, wniosek o nabór, ogłoszenie o naborze, powołanie zarządzeniem komisji dla potrzeb naboru, przeprowadzenie posiedzenia komisji i wyłonienie kandydata do zatrudnienia) 14.Organizacja konkursów na stanowiska kierownicze jednostek organizacyjnych gminy
15.Przeprowadzanie służby przygotowawczej dla pracowników zatrudnionych pierwszy raz w urzędzie administracji samorządowej, w tym :
a) przygotowanie wniosku o skierowanie do odbycia służby,
b) opracowanie planu służby przygotowawczej dla pracownika
c) rozliczenie pracownika z realizacji w/w planu
d) przeprowadzenie egzaminu kończącego służbę przygotowawczą przez komisję (przygotowanie zarządzenia o powołaniu komisji i prowadzenie komisji ;wydanie zaświadczenia o odbyciu egzaminu ze służby przygotowawczej)
e) przygotowywanie wniosków o zwolnienie z odbycia służby przygotowawczej
16.Przygotowywanie projektów zakresów czynności dla kierowników jednostek organizacyjnych gminy oraz przydzielanie obowiązków podległym pracownikom.
17.Nadzorowanie czasu pracy i dyscypliny pracy podległych pracowników Urzędu Gminy,
18.Wykonywanie w Urzędzie funkcji pełnomocnika ochrony informacji niejawnych przy pomocy wyodrębnionej i podległej mu komórki organizacyjnej do spraw ochrony informacji niejawnych, zwanej "pionem:
1)zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji;
2)zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
3)zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
4)kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
5)opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika Urzędu Gminy Jedwabno- Wójta, planu ochrony informacji niejawnych w w/w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;
6)prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
7)prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających ;
8)prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w Urzędzie Gminy Jedwabno, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto.
9)przekazywanie odpowiednio ABW do ewidencji, o których mowa w art. 73 ust. 1 i ust.2, ustawy o ochronie informacji niejawnych danych, osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;
10)opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych
19.Wykonywanie funkcji Inspektora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego przez realizację następujących zadań :
1)udział w procesie zarządzania ryzykiem w systemie teleinformatycznym oraz tworzeniu dokumentacji; 2)bieżąca kontrola zgodności funkcjonowania systemu TI ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji, w ramach, której sprawdza:
a) poprawność realizacji zadań przez administratora, w szczególności właściwe zarządzanie konfiguracją oraz uprawnieniami przydzielanymi użytkownikom;
b) znajomość i przestrzeganie przez użytkowników zasad ochrony i nformacji niejawnych oraz procedur bezpiecznej eksploatacji w systemie TI, a w szczególności w zakresie wykorzystania urządzeń i narzędzi służących do ochrony informacji niejawnych w systemie;
c) stan zabezpieczeń systemu TI, w szczególności analizując rejestry zdarzeń systemu TI; 3)organizowanie i prowadzenie szkoleń;
4)monitorowanie zmian( funkcjonowanie mechanizmów zabezpieczeń, aktualizacja oprogramowania);
5)reagowanie na sygnały o incydentach w zakresie bezpieczeństwa, wyjaśnianie ich przyczyn, okresowe przeglądanie i dokumentowanie logów systemowych;
6)przeprowadzanie okresowej analizy zagrożeń;
7)tworzenie planów awaryjnych i organizowanie treningów w ich realizacji;
8)informowanie pełnomocnika ochrony o wszelkich zdarzeniach związanych lub mogących mieć związek z bezpieczeństwem systemu TI;
9)prowadzenie dziennika inspektora BTI.
10) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji dla Urzędu Gminy:
a) Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa;
b) Procedury Bezpiecznej Eksploatacji.
11) uzgadnianie dokumentacji SWB i PBE z ABW Delegatura w Olsztynie
12) zapewnienie Bezpiecznego Stanowiska Komputerowego dla przygotowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „zastrzeżone” 20.Prowadzenie dokumentacji w zakresie kontroli zarządczej i sprawowanie ogólnego nadzoru nad skutecznością działania tego systemu.
21.Prowadzenie dokumentacji postępowań sądowych (poza dokumentacją pozostającą w gestii obsługującej Kancelarii Prawnej).
22.Opracowywanie projektów uchwał takich jak np. : statut gminy ; statuty jednostek organizacyjnych, sołectw lub innych wynikających z przepisów prawa przydzielonych do opracowania zgodnie z właściwością merytoryczną.
23.Prowadzenie dokumentacji dot. ochrony mienia gminnego (czynności wynikające z umowy ubezpieczenia mienia Gminy Jedwabno).
24.Sporządzanie wniosków o zniesienie lub naniesienie na ewidencję ilościową lub ilościowo-wartościową , środków trwałych składnika majątku gminnego i przekazywanie do Referatu Finansowego oraz na stanowisko merytoryczne.
25.Pełnienie funkcji przewodniczącego stałej komisji inwentaryzacyjnej i realizacja przydzielonych odrębnym zarządzeniem obowiązków.
26.Realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem w Gminie funduszu sołeckiego oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie.
27. Poświadczanie dokumentów za zgodność z oryginałem i stwierdzanie własnoręczności podpisu interesantom,
28. Podpisywanie dokumentów zgodnie z upoważnieniem Wójta Gminy Nr 12/2010 z dnia 27.12.2010r oraz dokumentów w zakresie swojego działania nie zastrzeżonych dla Wójta
29. Podejmowanie czynności na bieżąco wynikających z interwencji interesantów lub poleceń służbowych Wójta.
30.Współpraca z sołectwami, radnymi, kierownikami jednostek organizacyjnych oraz z organizacjami pozarządowymi.