Sekretarz

Polityka cookies

Serwis Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie przetwarza dane w celach wynikających z funkcjonowania Serwisu oraz używa „ciasteczek” tj. plików „Cookies” w celach statystycznych i funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować serwis do potrzeb osób go odwiedzających. Każdy odwiedzający ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce samodzielnie, dzięki czemu żadne informacje nie będą przez nas zbierane lub może kontynuować przeglądanie Serwisu akceptując stosowanie plików „Cookies”. Jednocześnie informujemy, iż szczegółowe informacje na temat tego czym są „ciasteczka” i jak je wyłączyć można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.
Polityka Prywatności

Skoczek

Skocz do Wyszukiwarki Skocz do Menu Głównego Skocz do Głównej Zawartości
herb Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy Jedwabno
Sekretarz
Wersja z dnia nieobowiązująca

Sekretarz

Funkcję Sekretarza pełni Jolanta Drężek
Tel: (0-89) 621-30-45 wew 12

1. Sekretarz Gminy zapewnia warunki efektywnego i sprawnego funkcjonowania oraz prawidłowego wykonywania zadań Urzędu.
2. Sekretarz sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą Referatu Spraw Obywatelskich
3. Sekretarz pełni obowiązki Wójta w czasie jego nieobecności.
4. Zadania i czynności wykonywane przez Sekretarza:
1.Sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie, w tym opracowywanie zarządzeń z tym związanych
2.Nadzorowanie przestrzegania przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego i skargowego oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych;
3.Organizowanie działalności kontrolnej w Urzędzie tj. realizowanie kontroli wewnętrznej w UG i zewnętrznej w jednostkach organizacyjnych gminy zgodnie z planem kontroli na dany rok ( kontrola zarządcza);
4.Zapewnienie obsługi techniczno-biurowej Rady Gminy;
5.Zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania materiałów na posiedzenia komisji i sesje Rady Gminy;
6.Koordynacja wykonania zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy;
7.Organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem wyborów organów przedstawicielskich i referendum , w tym m.in. :
a) udział w szkoleniach dla pełnomocników wyborczych,
b) przeszkolenie składów komisji wyborczych w celu przygotowania do obsługi wyborów
c) zapewnienie obsługi informatycznej wyborów ( zapewnienie kandydatów, przygotowanie zarządzenia powołującego operatorów dla obwodów głosowania wraz z przydziałem dla nich czynności, przygotowanie umów-zleceń )
d) zapewnienie przygotowania lokali wyborczych do głosowania
e) zapewnienie łączności z komisjami wyborczymi na czas wyborów
8.Wykonywanie czynności urzędnika wyborczego:
a) sporządzanie i podawanie do KBW Del. w Olsztynie meldunków wyborczych,
b) wydanie komisjom wyborczym: kart do głosowania, spisów wyborczych, niezbędnych druków i urządzeń biurowych
c) utrzymywanie stałego kontaktu z komisjami w dniu głosowania
d) rozliczenie komisji wyborczych po zakończeniu głosowania : sprawdzenie protokołów głosowania i załączonej dokumentacji , wydanie potwierdzeń ostatecznego przyjęcia protokołów
e) rozliczenie się z odebranej dokumentacji wyborczej z Krajowym Biurem Wyborczym Delegatura w Olsztynie w dniu wyborów
f)przygotowanie dokumentacji wyborczej znajdującej się w Urzędzie Gminy po wyborach:
-do archiwizacji – kat. A – do KBW Del. Olsztyn
-do zniszczenia- kat. Bc- dokumentacja potwierdzająca do KBW Del. Olsztyn
-do archiwizacji - pozostałe dokumenty z wyborów pozostające w archiwum UG
9.Nadzór nad obsługą interesantów i załatwianiem indywidualnych spraw mieszkańców;
10.Prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Wójta w zakresie ustalonego upoważnienia;
11.Sprawowanie nadzoru nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg mieszkańców;
12.Nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych w zakresie powierzonym przez Wójta .
13.Organizowanie naborów na stanowiska urzędnicze ( opracowywanie dokumentacji do przygotowania naboru : opis stanowiska pracy, wniosek o nabór, ogłoszenie o naborze, powołanie zarządzeniem komisji dla potrzeb naboru, przeprowadzenie posiedzenia komisji i wyłonienie kandydata do zatrudnienia) 14.Organizacja konkursów na stanowiska kierownicze jednostek organizacyjnych gminy
15.Przeprowadzanie służby przygotowawczej dla pracowników zatrudnionych pierwszy raz w urzędzie administracji samorządowej, w tym :
a) przygotowanie wniosku o skierowanie do odbycia służby,
b) opracowanie planu służby przygotowawczej dla pracownika
c) rozliczenie pracownika z realizacji w/w planu
d) przeprowadzenie egzaminu kończącego służbę przygotowawczą przez komisję (przygotowanie zarządzenia o powołaniu komisji i prowadzenie komisji ;wydanie zaświadczenia o odbyciu egzaminu ze służby przygotowawczej)
e) przygotowywanie wniosków o zwolnienie z odbycia służby przygotowawczej
16.Przygotowywanie projektów zakresów czynności dla kierowników jednostek organizacyjnych gminy oraz przydzielanie obowiązków podległym pracownikom.
17.Nadzorowanie czasu pracy i dyscypliny pracy podległych pracowników Urzędu Gminy,
18.Wykonywanie w Urzędzie funkcji pełnomocnika ochrony informacji niejawnych przy pomocy wyodrębnionej i podległej mu komórki organizacyjnej do spraw ochrony informacji niejawnych, zwanej "pionem:
1)zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji;
2)zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
3)zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
4)kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
5)opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika Urzędu Gminy Jedwabno- Wójta, planu ochrony informacji niejawnych w w/w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;
6)prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
7)prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających ;
8)prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w Urzędzie Gminy Jedwabno, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto.
9)przekazywanie odpowiednio ABW do ewidencji, o których mowa w art. 73 ust. 1 i ust.2, ustawy o ochronie informacji niejawnych danych, osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;
10)opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych
19.Wykonywanie funkcji Inspektora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego przez realizację następujących zadań :
1)udział w procesie zarządzania ryzykiem w systemie teleinformatycznym oraz tworzeniu dokumentacji; 2)bieżąca kontrola zgodności funkcjonowania systemu TI ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji, w ramach, której sprawdza:
a) poprawność realizacji zadań przez administratora, w szczególności właściwe zarządzanie konfiguracją oraz uprawnieniami przydzielanymi użytkownikom;
b) znajomość i przestrzeganie przez użytkowników zasad ochrony i nformacji niejawnych oraz procedur bezpiecznej eksploatacji w systemie TI, a w szczególności w zakresie wykorzystania urządzeń i narzędzi służących do ochrony informacji niejawnych w systemie;
c) stan zabezpieczeń systemu TI, w szczególności analizując rejestry zdarzeń systemu TI; 3)organizowanie i prowadzenie szkoleń;
4)monitorowanie zmian( funkcjonowanie mechanizmów zabezpieczeń, aktualizacja oprogramowania);
5)reagowanie na sygnały o incydentach w zakresie bezpieczeństwa, wyjaśnianie ich przyczyn, okresowe przeglądanie i dokumentowanie logów systemowych;
6)przeprowadzanie okresowej analizy zagrożeń;
7)tworzenie planów awaryjnych i organizowanie treningów w ich realizacji;
8)informowanie pełnomocnika ochrony o wszelkich zdarzeniach związanych lub mogących mieć związek z bezpieczeństwem systemu TI;
9)prowadzenie dziennika inspektora BTI.
10) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji dla Urzędu Gminy:
a) Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa;
b) Procedury Bezpiecznej Eksploatacji.
11) uzgadnianie dokumentacji SWB i PBE z ABW Delegatura w Olsztynie
12) zapewnienie Bezpiecznego Stanowiska Komputerowego dla przygotowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „zastrzeżone” 20.Prowadzenie dokumentacji w zakresie kontroli zarządczej i sprawowanie ogólnego nadzoru nad skutecznością działania tego systemu.
21.Prowadzenie dokumentacji postępowań sądowych (poza dokumentacją pozostającą w gestii obsługującej Kancelarii Prawnej).
22.Opracowywanie projektów uchwał takich jak np. : statut gminy ; statuty jednostek organizacyjnych, sołectw lub innych wynikających z przepisów prawa przydzielonych do opracowania zgodnie z właściwością merytoryczną.
23.Prowadzenie dokumentacji dot. ochrony mienia gminnego (czynności wynikające z umowy ubezpieczenia mienia Gminy Jedwabno).
24.Sporządzanie wniosków o zniesienie lub naniesienie na ewidencję ilościową lub ilościowo-wartościową , środków trwałych składnika majątku gminnego i przekazywanie do Referatu Finansowego oraz na stanowisko merytoryczne.
25.Pełnienie funkcji przewodniczącego stałej komisji inwentaryzacyjnej i realizacja przydzielonych odrębnym zarządzeniem obowiązków.
26.Realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem w Gminie funduszu sołeckiego oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie.
27. Poświadczanie dokumentów za zgodność z oryginałem i stwierdzanie własnoręczności podpisu interesantom,
28. Podpisywanie dokumentów zgodnie z upoważnieniem Wójta Gminy Nr 12/2010 z dnia 27.12.2010r oraz dokumentów w zakresie swojego działania nie zastrzeżonych dla Wójta
29. Podejmowanie czynności na bieżąco wynikających z interwencji interesantów lub poleceń służbowych Wójta.
30.Współpraca z sołectwami, radnymi, kierownikami jednostek organizacyjnych oraz z organizacjami pozarządowymi.